각종 보고서 양식과 작성방법 및 기타 유의사항

직장생활 하면서 가장 듣기 싫은 말 중에서 하나가 바로 보고서 써오라고 하는 말이 아닐까 합니다.

때로는 말 몇마디면 될 것을 굳이 귀찮게 문서로 만들어 오라고 하는 상사도 있을 것이구요.

그런데 막상 정해진 서식 같은 것이 없다고 할 경우에는 몇마디 말로 끝낼 수가 있었던 내용이라 할 지라도 뭘 어떻게 써야 할지 난감해 질 수도 있습니다.

물론 경력이 많으신 분들이야 작성에 큰 어려움이 없으실 테지만 직장 초년생들의 경우에는 뭘 어떻게 써야 할지 시작부터 막히는 경우가 많을 것이라 여겨 집니다.

그런 곤란한 부분들을 아래 형식을 통해서 간단하게 해결해 보시길 바라는 마음으로 아래 각종 서식들을 올려 봅니다.

■ 상황에 따른 보고의 방법과 문서서식

1. 구술 등의 일반적인 형태

보고해야 될 내용이 수치화 할 수 없은 구술 형태라고 한다면 아래 MS워드 형식으로 된 문서를 활용해 보시는 것이 좋습니다.

첫장의 상단에는 문서제목과 작성일 보고자 등의 내용을 기입하고 중간 부분에는 제목을 기재를 합니다.

다음장에는 수정이력에 관한 사항을 표시를 해 주시면 좋습니다.

직장 상사가 내용을 보고 수정을 해 오라고 하는 경우가 많을 테니까요.

그리고 세번째 장에는 목차를 기입을 하고 다음장 부터 본격적인 내용을 작성해 나가면 되는 형태의 보고서 양식 입니다.

2. 개발완료시

아래 형식은 외주프로젝트를 맡거나 혹은 개발자가 어떤 프로그램등의 개발이 완료가 되었을 경우 클라이언트나 혹은 상관에게 보고를 하는 형태 입니다.

가급적 개발이 된 내용들을 이미지화 하여 윗사람이나 클라이언트가 어떤 것들이 완료가 되었는지를 보기 쉽게 작성을 해 주시는 것이 좋습니다.

3. 일정계획 등을 보고하고자 할 경우

어떤 프로젝트를 수행하고자 할 경우 상관에게 꼭 제출을 해주면 좋은 것이 바로 일정계획표라고 하는 것입니다.

이것은 절대로 귀찮다고 생각을 하시면 안됩니다.

그 이유는 바로 일정계획표라고 하는 것은 자신을 위한 방어 수단이 되기도 합니다.

즉 내가 작성한 일정 동안에 어떠한 업무를 수행하기 위한 계획을 수립하고 이 계획표에 따라서 상관 또는 외주프로젝트의 경우 클라이언트와 합의를 봤는데 중간에 다른 업무를 끼워 넣으려고 할 경우에는 계획표 상의 일정에 차질이 생길 수도 있다는 것을 피력하기 위한 수단이 될 수도 있고 아울러 자기 관리도 될 수 있는 중요한 것이라 보시면 됩니다.

따라서 어떠한 프로젝트의 일정 계획 수립은 보고를 위해서 작성을 하시는 것이 아닌 자신의 업무역량에 맞게 반드시 리얼하게 작성을 하시는 것이 좋습니다.

4. 매출등의 보고시

회사는 이익 집단이므로 매일, 매주, 매월, 매년 얼마나 매출을 내고 수익을 냈는지를 반드시 체크를 하고 그에 따른 보고를 하게 되어 있습니다.

매출발생을 통한 현금입금이 오로지 통장만을 통해서 들어 온다면 보고서 양식이 굉장히 심플해 질 테지만 온라인 서비스를 제공하고 있거나 혹은 쇼핑몰과 같은 사업을 진행하고 있다 할 경우에는 매출 결제수단이 신용카드, 핸드폰, ARS, 무통장 입금등 다양한 경로가 될 수도 있는 것이죠.

이럴 경우 각 결제수단별로 항목을 구분하고 일별, 월별, 연별 합산을 할 수 있는 항목을 구분해서 보고를 해 주시는 것이 좋습니다.

물론 요즘 각 결제 대행사들의 경우에는 통계툴이 워낙에 잘 되어 있어서 굳이 이런 표를 만들지 않아도 된다고 생각 할 수도 있으실 테지만 상관이나 대표이사에게 당신이 알아서 보라고 아이디와 패스워드를 알려 준다고 하면 여러분들이 할 일이 없어지겠죠?

이러한 보고서 양식을 통해서 매출분석을 해 봄으로써 새로운 경영전략이나 마케팅 전략등이 나올 수 있다는 사실을 염두해 두시고 작성을 해 보시면 좋습니다.

관련 서식들은 아래에 압축 파일 형태로 해서 올려 놓게 습니다.

각종 보고서 샘플.zip

앞서 말씀 드렸다 시피 이러한 문서들을 매번 작성하는 것은 상당히 귀찮은 일이긴 합니다.

하지만 나를 위한 자기계발 차원이라고 생각을 하시면 한결더 마음이 편해 지지 않을까 하는 마음이 듭니다.