일일 주간업무보고서 회의록 양식 등 직장생활 필수문서

회사생활을 하면서 아마도 가장 귀찮긴 하지만 꼭 작성을 해야만 하는 필수적인 문서가 있다고 하면 바로 업무보고서나 회의록이 아닐까 합니다.

정말 이 문서들은 거의 매일같이 써야 하기 때문에 때로는 이 것 자체가 일이라 여겨질 만큼 부담스러운 것이기도 하죠.

때론 새내기 직장인들 같은 경우에는 이런걸 왜 굳이 써야 하나 하는 의문을 가진 분들도 더러 계실 겁니다.

하지만 업무보고서는 자기계발과 경력관리 차원에서 그리고 내부와 외부 회의록의 경우에는 기억력의 한계로 인해서 자칫 간과하기 쉬운 부분들을 잘 관리해주는 차원에서라도 작성을 해 두는 것이 옳다고 보여 집니다.

그럼 그 귀찮은 문서들은 어떻게 작성을 하는 것이 좋은지를 알아보고 관련 양식들은 별도로 하단에 첨부를 해 보도록 하겠습니다.

■ 일일,주간업무 보고서 작성요령 및 서식

1. 일일

일단 일일업무일지의 경우에는 아래 보이는 것과 유사한 형태로 만들어서 작성을 해 주시면 좋은데요.

하루 일과를 오전과 오후로 나누고 그날 한 일을 각 항목을 나눠서 한줄 정도로 짧게 적어 주시면 됩니다.

그리고 하단에는 다음날 할 일을 계획 해서 역시 오전과 오후로 나누어 기재를 해 주시면 되구요.

마지막으로 별도로 팀장이나 경영진의 지시사항이 있다면 빠트리지 않고 기입을 해 두시는 것이 좋습니다.

윗사람들은 자신이 지시한 내용을 잊지 않고 잘 수행하는 부하직원을 누구보다 좋아하니까요.

2. 주간

위에서 보이는 일일업무들이 매일같이 문서를 통해서 잘 정리가 되어 있다고 하면 주간업무보고서는 작성을 하는데 당연히 큰 문제는 없을 것이라고 보여 집니다.

매일 수행한 업무내역 중에서 핵심되는 사항들을 발췌하여 옮겨 놓으면 되는 것이니까요.

통상 왼쪽에는 한주간 수행한 일을, 오른쪽에는 앞으로 해야할 일을 기재를 합니다.

그런데 가끔 실수를 하는 경우를 보면 오른쪽 부분의 다음주 계획할 일을 적는 부분을 상상을 해서 적으시는 분들이 있는데요.

그렇게 하시면 좌우 비교가 곤란해 지겠죠?

따라서 왼쪽 부분의 내용을 일단 그대로 복사를 해서 오른쪽에 붙여 넣습니다.

그리고 다음주에도 지속이 될 일들은 그대로 두시고 완료가 된 업무는 공란으로 비워 둡니다.

그리고 새로 수행을 해야 할 일이 있다고 하면 하단의 새로운 칸에 기재를 해서 좌우 비교가 헷갈리지 않도록 작성을 하는 것이 보고를 받는 입장에서도 읽기가 편해지게 됩니다.

이점은 꼭 주의를 해서 작성을 하는 습관을 들이시기 바랍니다.

3. 주간업무를 누적해 나가는 방식

아래의 경우는 엑셀파일로 만들어 진 서식으로 매주 진행한 일을 누적해서 작성을 해 나가는 방식입니다.

이러한 형태를 따를 경우에는 주간보고서가 누적이 되어 월말에는 자연스럽게 월간 보고서로 바뀌는 형식이 되도록 한 문서 입니다.

그러나 작성시에는 매우 편리긴 하지만 내용이 누적 될 수록 보기가 복잡 할 수도 있다는 단점도 가지고 있습니다.

■ 회의록 작성방법

외근을 나갈 경우라면 노트북이 없는 경우에는 부득이 수첩등을 가지고 가서 회의한 내용을 적을 수 밖에는 없을 텐데요.

그렇지 않은 경우라고 하면 모든 회의 내용은 정해진 틀에 그 내용을 정리해 두시는 것이 좋습니다.

사람의 기억이란 한계가 있는 것이고 때로 자신이 했던말 그리고 다른 사람이 했던 말을 금새 잊어 버리는 경우가 많습니다.

따라서 아래 양식과 같이 일시, 장소, 참석자, 주제, 내용등을 꼼꼼히 정리를 해서 작성을 해 주시는 것이 중요 합니다.

아울러 회의록에는 관련업무 담당자를 반드시 우측부분 등에 명시를 하여 혼선이 없도록 해 주셔야 하구요.

마지막으로는 작성된 문서는 이메일 등을 통해서 참석자들이 다시 한번 그 내용을 숙지 할 수 있도록 전달을 해 주셔야 합니다.

가끔 어떤 분들은 내가 언제 그런말을 했냐고 오리발을 내밀 수도 있으니 증거를 만들어 주는 차원에서라도 반드시 이런 과정은 거치는 것을 생활화 하셨으면 합니다.

위에 그림으로 보여 드린 과련 서식들은 아래에 첨부를 합니다.

[샘플]일일주간업무일지 및 회의록양식.zip

귀찮긴 하지만 그래도 직장생활을 하기 위해서는 필수적인 문서 들이니 만큼 설명 드린바와 작성요령을 잘 익히셔서 업무에 편리하게 활용해 보셨으면 하는 바램 입니다.