공문서 작성요령 및 샘플예제 양식 몇 가지

직장생활이란 것을 오래 해 보신 분들은 누구나 잘 아실 테지만 가장 작성하기 싫은 것이 바로 각종 문서들이죠.

아마 영업직이 아닌 사무직이라고 하시면 하루 일과의 대부분을 회의와 서류작성 등으로 보내시는 분들이 상당히 많으실 것이라 여겨 집니다.

그 중에서도 많이 작성을 하게 되는 것이 바로 기안서, 품의서 그리고 오늘 설명을 드리게 될 공문서가 아닐까 하는데요.

그 양식과 어떻게 작성을 하면 좋은지를 몇 가지 예를 들어서 살펴 보도록 하겠습니다.

사실 막상 만들어 보면 그리 어려운 것은 없으니 이름과 같이 너무 어렵고 거창하게 생각할 필요는 없을 것이라 여겨 집니다.

아래 내용을 통해 공문서 작성요령을 간략하게 나마 습득해 보시면 됩니다.

■ 규정과 정해진 형식에 꼭 따라야 하는 것인가?

이 부분에 대해서는 그럴 수도 있고 아닐 수도 있다고 말을 할 수가 있겠는데요.

일단 공문서에 관한 유래를 살펴보면 이 문서는 관공서간의 공적인 내용을 전달하는 형식의 문서에서 시작이 되어져서 이제는 회사들 간에도 그냥 서로 단순한 업무적인 이메일을 교환하는 것이 아닌 회사를 대표해서 공식적인 내용을 전달하고자 할 경우 사용하는 문서로 인식이 되고 있습니다.

과거에는 워드프로세서 시험등을 치룰 경우에 관공서에서 사용하는 글자크기, 자간 등 정확한 틀을 맞춰서 하는 것으로 한때 시험을 치루기도 했었으나 일반 회사에서는 굳이 그렇게 까지 할 필요는 없기 때문에 정해진 틀과 양식에 대해서는 그럴 수도 있고 아닐 수도 있나는 이야기를 했던 것입니다.

하지만 그렇다고 해서 내 맘대로 아무렇게나 만들어서 보낼 수는 없는 일이겠죠?

다음으로 설명드리는 내용을 통해서 어떤 형식들이 있는지  그리고 공문서 작성요령은 어떻게 되는지 몇 가지만 살펴 보도록 하겠습니다.

■ 어떻게 작성을 하는 것이 좋은가?

일단 아래 이미지로 된 샘플 예제 몇가지를 살펴보면 기본적으로 회사명, 주소, 문서번호, 발신자, 수신자, 제목, 내용 등은 필수적으로 들어가는 항목이라고 보시면 되구요.

위에서 보신 형식 이외에도 아래와 같이 또 다른 틀을 사용을 할 수가 있기에 꼭 한가지 틀만을 정해서 사용을 할 필요는 없이 회사 각각의 느낌에 따라서 그리고 작성하기 편한 것으로 선택을 하여 만들어서 이용을 하시면 됩니다.

위 이미지를 보셨다면 공문서 작성요령에 대한 기본적인 감은 어느 정도 잡으셨을 것으로 생각이 됩니다.

다음으로는 내용은 어떻게 하는 것이 좋은지를 살펴 보도록 하겠습니다.

■ 내용작성의 예

아래와 같이 몇 가지 공문서 양식에 대한 작성방법 중 내용작성에 대한 것을 예를 들어 볼테니 비슷하게 작성을 하여야 할 것이 있다고 하면 수정을 하셔서 이용을 해 보시는 것도 좋을 듯 합니다.

내용은 서로 이메일이나 편지를 주고 받듯이 작성하시지 말고 가급적 한장 이내로 항목을 구분하여 번호를 매기고 아울러 각 항목을 짧게 그리고 누구나 알아보기 쉽게 작성을 하시는 것이 좋습니다.

제목 : 0000 서비스 제공 관련 서비스 시정 건

1. 귀사의 무궁한 발전을 진심으로 기원합니다. 2. 당사에서는 000를 통하여 제공하는 역학서비스에 대한 통신사 정책변화에 의거 기존 컨텐츠로는 더 이상 서비스 유지를 할 수 없다 판단되어지는 바 아래와 같은 시정 사항을 요구 합니다.  - 아      래 – 가. 신규 컨텐츠의 업데이트 및 추가 (6월 15일 이전) 나.000 제안서에 의거한 분기별  컨텐츠에 대한 업데이트 계획과 방향 별첨 : 000 공지

제목 : 00 미팅서비스 서비스 중지 건

1. 귀사의 (중략) 2. 당사에서는 000를 통하여 제공하는 미팅서비스인 ‘보GO찍GO’가 매출 저조로 인해 기존 컨텐츠로는 더 이상 서비스 유지를 할 수 없다 판단되어지는 바 서비스 중지 요청을 아래와 같이 드립니다. 향후 보다 업그레이드 된 컨텐츠로 신규 제안을 위해 적극 노력할 것을 약속 드립니다.  - 아      래 - 가. 서비스 명: 보GO찍GO 나. 메뉴위치 : 채팅/연예/운세 카테코리 다. 서비스 중지요청일자 : 2013.  07.  15.

제목 : 000사와의 필터링 서비스 계약만료에 따른 해지의 건

1. 귀사의 (중략) 2. 당사는 2013년 3월 10일 귀사와 계약을 체결하여 동영상 필터링 서비스를 00서비스에 적용하여 운영 중에 있습니다 3. 양사간 계약기간 종료시점에 따라 금번 계약을 끝으로 계약을 종료 짓고자 합니다. 4. 이에 당사는 원만한 계약 종료가 이루어 질 수 있도록 아래와 같은 사항을 요청 드립니다. (1) 본 공문을 접수한 날로부터 계약 종료시점까지 필터링 서비스의 유지  - 당사는 저작권 보호차원에서 계약종료 시점까지 필터링 서비스가 유지가 될 수 있도록 협조 요청을 드리는 바 입니다. 5. 다시 한번 귀사와 당사간의 원만한 협의를 통해 본 계약 건을 원만히 마무리 지을 수 있도록 거듭 협조의 말씀들 드립니다.

제목 : 영화 저작권 침해 중지의 건

1. 귀사의 (중략) 2. 귀사가 "EFGABC"에 대한 영화 저작권 침해 중지의 건에 대한 내용증명을 보낸 것을 확인하여 회신 드리고자 합니다. 3. 보호 조치의 내용 가. 보호요청 저작물에 대한 회원공지 및 모니터링과 불법 게시된 저작물 삭제완료 나. 보호요청 저작물에 대한 금칙어, 해쉬값(hash), 영상 DNA필터링 등록조치완료   다. 불법사실 적발 ID에 대한 경고, 이용정지, 불이익부여 및 탈퇴 등의 조치완료 라. 회원공지, 삭제 및 경고 등의 조치 후, 저작권법 위반행위의 재발방지 노력진행 5. 귀사의 저작물에 대한 저작권 보호와 침해 방지 노력을 성실히 수행할 것을 약속 드립니다

공문서샘플 4개.zip

위에서 설명을 드린 내용이 들어있는 공문서양식 샘플4가지를 압축하여 올려 드립니다.

필요한 때에 맞게 사용을 해 보시기 바라며 조금이라도 업무에 도움이 되셨으면 하는 바램이 듭니다.