내용증명작성방법 및 보내는 방법 꼼꼼히 알아보기

뭐든 분쟁이 발생하기 전 말로 하고 상호간 합의를 보면 좋으련만 그렇게 되지 못하는 경우도 상당히 많죠?

예를 들어 빌려준 돈을 받아야 하는데, 혹은 물건을 샀는데 하자가 발생을 했는데 교환을 해 주지 않는다든지 여러가지 상황이 발생을 하게 되면 사람들은 흔히들 이런 말을 합니다.

"법대로 하라고..."

하지만 아무렇게나 법대로 할 수는 없는 것이구요.  법대로 하기전에 상호간 명확한 의사 전달을 할 필요가 있을 텐데요.  이때 문서형태로 작성을 해서 보낸 것을 흔히들 내용증명이라고 이야기를 합니다.

말로 상대방에게 마디를 하더라도 문서화 되어 있지 않으면 아무런 소용이 없습니다.

이 문서는 우체국을 통해서 발송이 되며 이 것이 발송이 될 때에는 사실상 법적인 분쟁에 앞선 준비의 과정이 될 수도 있고 상대방에 대한 심리적 압박용으로 사용이 될 수도 있습니다.

통상 채권채무관계 및 기업간의 중요한 공문, 기타 법적인 분쟁을 진행하려고 할 때 말로서 전달을 하면 그 내용을 정확하게 입증 할 수가 없고 아울러 혹시 녹음을 하였다고 하더라도 다시 녹취록으로 만들어서 증거자료로 활용을 하여야 하기 때문에 가장 확실한 의견의 전달 방법은 바로 우체국을 통하여 발송을 하는 내용증명이 될 수가 있을 것입니다.

[자료출처 : ePost, 인터넷 우체국]

과거 회사에서 근무를 할 적에 저를 상당히 당황하게 만들었던 우편물중의 하나가 그냥 제목에다가 내용증명이라고 적고 등기 우편으로 우편물을 보낸 사람이 있었는데요.

절대로 그렇게 작성을 해서는 아무런 효과를 발휘를 할 수가 없습니다.

그럼 이러한 것을 어떻게 준비를 하여 발송을 하여야 하는지 살펴 보도록 하겠습니다.

■ 작성의 방법 및 주의사항은?

(1) 특별한 문서서식이 있는 것인가?

별도로 정해진 양식은 없습니다.

여러분이 쓰는 편지부터 각종 영수증 등 모든 자료가 내용증명이 될 수가 있습니다.

그러나 인터넷 우체국을 이용하여 발송을 할 경우에는 정해진 양식을 따라야 합니다.

(2) 보내는 사람 받는 사람의 인적 사항을 명확히 할 것

보내는 사람이야 여러분들이 될 것이기 때문에 인적사항과 주소를 기재함에 있어서 특별히 문제가 될 것이 없을 듯 합니다.

그러나 받아야 할 사람이 명확하지 않다고 하면 일단 상대방의 인적사항과 주소를 먼저 파악하는 것이 중요 합니다.

내용증명을 발송할 때에는 내용에 적힌 주소 뿐만 아니라 봉투에 적는 주소와 인적사항이 단 한글자도 틀리지 않고 정확히 일치해야만 발송을 할 수가 있습니다.

(3) 내용은 어떻게 작성해야 하는가?

말 그대로 상대방에게 증명을 하려고 하는 문서 입니다.

따라서 육하원칙에 의거하여 날짜, 시간, 장소 등을 아주 구체적이고 명확하게 작성을 해 주는 것이 무엇보다 중요 합니다.

두리뭉실한 내용을 보내면 향후 법적 다툼시에 별로 유리한 증거자료가 될 수가 없을 테니까요.

[실제 작성의 예시]

아래 문서는 공문서 형식으로 해서 실제 내용을 작성한 예시 문서입니다.

번호를 붙여가면서 각 항목을 짧지만 일자와 내용을 정확히 명시해 가면서 작성을 한 문서 입니다.

발신 :  주식회사 00커뮤니케이션(우편 121-811 서울시 마포구 대흥동 411-2) 수신 : 서울시 강남구 역삼동 123-4 ㈜00비즈넷 법무팀            제    목 : 피해보상 요청 건 내용증명에 대한 회신 1.귀사의 무궁한 발전을 기원합니다. 2.2010년 6월22자로 귀사에서 발송한 내용증명에 대해서 이의를 제기하고자 합니다. 3.당사는 귀사에서 2010년 2월 2일 최초 저작권보호 요청을 한 이후로 성실히 해당 컨텐츠에 대한 금칙어 처리 및 삭제 진행과 함께 처리결과를 저작권자에게 회신 처리하는 운영관리를 성실히 시행하고 있으며 귀사의 컨텐츠에 대해서는 기 보호조치가 완료된 상태 입니다.(첨부 1 00비즈넷 저작권침해물 삭제관리 내역 참조) 4.아울러 당사는 현재 저작권 보호를 위한 최신 필터링기술적용과 함께 상주 모니터링 요원통해 저작권 보호에 최선을 다하고 있는 상태 입니다. 5.또한 귀사에서 임의로 산정하여 요구하는 손해배상 청구금액에 대해서도 납득하기 어려운 부분이 있어 이의를 제기 합니다. 6.당사는 방송3사를 포함하여 시네00, 컨텐츠 000 등 대형 컨텐츠 유통사와 정상적인 유통계약을 맺고 있으며 2010년 1월부터 정산이 완료된 4월시점 까지 매출이 발생된 9개사의 전체 정산대상 금액이 총 2,431,865원 입니다.  이는 귀사가 요구하는 합의금액 2,600,000원 보다도 적은 금액 입니다. 귀사가 요청하는 금액은 납득하기 어려운 금액이라 판단 됩니다. 7.끝으로 당사에서는 귀사뿐만 아니라 기타 저작권업체의 저작권 보호요청에 즉각적으로 대처하여 저작물 보호에 최선을 다할 것을 약속 드리며 정상적인 유통계약을 원하실 경우 당사 제휴담당(000차장,  02-000-0777)에게 연락 주시면 신속히 계약 진행을 할 수 있도록 협조 하겠습니다. 감사 드리며 많은 협조와 도움을 부탁드립니다. 첨부서류 : 00비즈넷 저작권침해물 삭제관리 내역서 1부.  끝.

■ 발송은 어떻게 해야 하나?

자 이제 모든 작성이 완료가 되었으면 복사본 3부를 준비를 해야 합니다.

총 3부를 준비해야 하는 이유는 한부는 여러분들이 보관을 하고 한부는 받는 사람에게 발송을 하고 마지막으로 남은 한부는 우체국에서 보관을 하기 때문입니다.

물론 영원히 보관을 해 주는 것은 아니구요. 우체국에서 보관을 하는 기간은 3년 입니다.

■ 인터넷 우체국을 통해서 집에서도 편리한 작성과 발송이 가능

과거에는 내용증명 하나 발송하려면 문서작성해서 프린트하고 다시 우체국까지 가야 하는 불편함이 있었는데요.

이제는 그럴 필요가 없이 인터넷을 통해서도 편리하게 발송이 가능하며 아울러 발송이 된 내용을 쉽게 조회를 해 볼 수도 있습니다.

인터넷 우체국에 회원가입을 하시고 아래와 같은 절차에 따라서 진행을 하시면 편리하게 작성 및 발송이 가능하므로 보다 편리한 방법을 이용해 보실 수가 있을 듯 합니다.

그러나 제약사항이 아래와 같이 조금은 있네요.

일단 정해진 양식을 반드시 따라야 하고 발송 부수와 발송인 수에 제한을 두고 있습니다.

아울러 컴퓨터 환경에 따라서 이용 방법이 달라 질 수가 있으며 사용전 각종 모듈을 다운로드 받아야 하는 단점이 있습니다.

그래도 과거 무조건 실제 문서를 만들어서 매번 우체국을 방문했던 것에 비하면 인터넷 우체국을 이용하는 것이 가장 편리하고 쉬운 방법일 듯 합니다.