기안서와 품의서의 차이점과 작성방법 예제 이해해 보기

직장생활을 오래 하신 분들중에서도 사실 이 두가지 문서의 의미를 잘 구분을 못하시는 분들도 상당히 많습니다.

더구나 신입사원들의 경우는 더욱더 그렇겠죠?

회사생활을 하는 동안의 상당히 많은 부분은 바로 문서작성을 위해서 시간을 할애를 하게 됩니다.

그리고 작성된 문서를 최종적으로 결제를 받기 위해서는 너무나도 두렵고 귀찮은 결제라는 것을 상사로 부터 받아야 할텐데요.

거의 모든 분들이 아마도 기안문나 아니면 품의서 형태의 결제를 받으러 가실 거라 생각이 됩니다.

하지만 뭘 받아야 할지, 어떤 문서를 작성을 해서 상관에게 가야할지를 명확이 구분을 못한다면 매우 곤란한 일이겠죠?

그렇다면 이런 실수를 미연에 방지를 하기 위해서라도 그 의미를 간단히 살펴보고 아울러 작성의 요령도 함께 알아 보도록 하겠습니다.

아래 예시를 확인해 보시면 금방 이해가 되실 듯 합니다.

■ 기안문 작성의 예시

000과의 서비스 활성화를 위한 온라인 000마케팅을 협력하고자 인력충원 진행을 아래와 같이 하고자 하오니 검토 후 재가하여 주시기 바랍니다. - 아     래 - 1. 충원목적 : 외부 제휴사 요청에 따른 실시간 업무협조 진행 2. 업무내용     (1) 제휴사 및 마케터들을 위핸 24시간 정산업무    (2) 서비스 진행에 따른 각종 분석 및 통계자료 작성과 보고 진행    (3) 운영 이슈 업무협조 진행 및 마케팅 활성화를 위한 운영보조인력의 역할 3. 충원인력 : 3명 4. 충원기간 : 2014. 07.17부터~ (마케팅 시점) 5. 중요 요구사항  1) MS 오피스(엑셀) 프로그램 능숙자   2) 웹/모바일 서비스 운영 경험자 6. 협조사항 : 수시 업무 지원을 위한 개인노트북 및 스마트폰 지원 필수 요망 끝.

자 위의 경우를 살펴보자면 어떤 일을 진행하고자 할때 일단 금전적인 부분은 제외를 해 두고 일단 허락을 얻고자 할 경우 사용이 되는 결제 문서라고 보시면 됩니다. 

한마디로 뭐 하고자 하는데 일단 허락부터 해 주세요. 라는 의미라 보시면 됩니다.

■ 품의서 작성의 예시

2014년 07월 00일에 품의를 하여 결제완료를 득한  내용을 근거로 아래와 같이 채용공고에 관련된 비용을 결제 하고자 하오니 검토 후 재가하여 주시기 바랍니다.  - 아     래 - 1. 목      적 : 인력채용 공고를 위한 취업사이트 광고 2. 납부금액 : 일금100만원(부가세별도). 3. 지급날짜 : 결재 완료일로부터 1일 이내  * 첨부서류 : 1. 000 의 건 품의서 사본1부 2. 세금계산서 1부 3. 000통장사본 1부   끝.

위의 경우를 살펴본다면 이미 허락을 받은 내용을 근거로 하여서 매우 구체적으로 자금 집행을 하고자 할 경우에 작성을 하게 되는 문서라고 보시면 됩니다.

차이점을 발견 하셨는지요?

첫 번째 문서는 결재를 받기 위해서 기안문을 작성한 예시 라고 볼 수가 있었습니다.

위의 예는 직원채용의 예를 들었지만 기타 어떤 사업을 추진하고자 할 경우 사업계획서등과 함께 해당 업무를 추진하고자 하는 허락을 우선 결재를 받는 것도 기안문이라고 볼 수가 있습니다.

즉 어떤 큰 틀에 대한 허락을 미리 받는 거라 보시면 됩니다.

예를 들어 계약서를 작성할 경우 어느어느 회사랑 계약을 하고자 허락을 받는것, 이런 것도 포함이 되겠죠?

자 이제 기안을 통해서 큰 틀의 허락을 받았다고 해서 모든 것이 다 끝나는 것은 아닐 겁니다.

그에 따른 비용도 세세하게 많이 들어갈 테구요.

예를 들어서 어느 업체와 계약을 했다고 하면 계약금을 주어야 할 경우에는 다시 품의서라는 것을 작성을 해서 돈을 받아 내셔야 하는 것이구요.

직원 채용이란 것을 했다고 하면 취업공고 부터 시작해서, PC, 사무용품 등 돈 들어 갈 일이 참 많습니다.

이때 마다 허락을 받아야 하는 것이 원칙 입니다.

하지만 이 모든 것을 절대로 귀찮다고 생각을 하시면 안됩니다.  결제는 여러분들의 방어 수단이기도 합니다.

최종적인 결정을 상사와 대표이사가 하게 함으로서 여러분들은 그 책임으로 부터 벗어나게 되는 것이기에 귀찮긴 하지만 면죄부가 될 수 있다는 것을 아시고 빠트리지 않는 습관을 드리시기 바랍니다.